干货：英文书信格式 PPT课件_医学_高等教育_教育专区

Lecture 8 English Letters书信是应用文主要考试试题,包括自荐信、邀请信、 投诉信、感谢信、介绍信、说明书、推荐信、 求职信、祝贺信等。如2001年6月（写一封信 给一位校友，对度假安排提出提议）以及2002 年1月（要求就本校食堂的情况给老师写一封 信）。书信写作格式比较重要书信格式课件，格式不恰当往 往是这些考生失分的主要因素。英文信件的组成部分一封正式的英文书信常常包含以下几个组成部分： 信头(Heading)、信内地址(Inside Address)、称呼(Salutation)、正文 (Body)、结束语(Complimentary Close)、 签名(Signature)、附件(Enclosure)、副本 转送(Carbon Copies)、再启(Postscript) 等。信头通常包含写信人的地址跟写信日期。一些即将信 函的信头还比如写信人或单位的电话号码、 传真和邮政编码等。西方国家中有些信头甚 至也有单位负责人的姓名、职务跟职称。信 头的目的是让收信人一看便明白书信来自何 处，何时发出，便于复信和查阅。写信头时，先写发信人的地址，然后写其它项目 和发信日期。

具体顺序是：第一行写门牌号 和路名；第二行写镇名、市、省、国家名； 国家名前加上邮政编码，国家名称后面可以 加上电话号码，最后一行写发信日期。并列式Foreign Languages DepartmentCollege of Foreign LanguagesBeijing University Beijing,100044 People’s Republic of China Tel:86-010-51688719 Aug.20,2009 (美式)斜列式579 Qianwangang RoadHuangdao,Qingdao, Shandong People’s Republic of China 20 Aug.,2009 (英式)信内地址信内地址即收信人的姓名跟地址，它要写在信纸 的左上角书信格式课件，低于写信人地址跟发信日期一两 行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、头 衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可 占二到四行。并列式Mr.William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A.斜列式Mr.William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A.信内地址 收信人地址称呼Junior Class 1 Dept. of Education Shandong University No.579 Qianwan Road Qingdao, 266000 Apr. 6, 2008Zhiyuan Middle School, No.579 Qianwan Road Qingdao, 266000Dear Mr. Wang, Learning from Mr. Zhou, a teacher in…Encl: Personal ResumeSincerely yours, Li Wei信头 寄信人 的地址 和日期正文 每段开 头右缩 进约五 个字母结束语 及签名 正文下 一、二 行处关于称呼不了解的人：Dear Sir/Madam 认识但不熟悉的人：Dear Mr./Mrs./Ms./ Dr./ Prof. Smith 朋友：Dear Mary关于结束语写给机关、团体或不了解的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely… 写给长者或上级：Yours respectfully, Respectfully yours, Yours obediently … 朋友或同事：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend…信件常用称谓和落款用法情况称呼未知收信人姓名 Dear Sir(s)Dear MadamDear Sir or Madam知道收信人的姓名，Dear Mr. Bush但关系大概Dear Ms. BushDear Dr. BushDear Prof. Bush知道收信人姓名且 Dear Mary关系亲密Dear Smith落款Yours Faithfully Faithfully YoursYours Sincerely Sincerely YoursBest regards Best wishes Love With (Lots of ) Love附件信件若有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。

若多个附件， 则要写Encls. 副本转送信件若有副本转送，应在左下角注明CC. 再启再启部分用来补充正文中遗漏的话，一般要尽量少用，正式 的文件中最应避免使用。如果有可用P.S.补叙并列式/齐头式/正排式这种格式的要点：每个要素都从上面开始排列，每一行都不 向右缩进，因而 整封信的右边成一平行线，右边参差不齐， 单倍行距，段与段之间应空一行。这种格式在商务英语信函 中是现在最为流行的中文书信格式。[Your Name] [Adress] [Phone] [Date] Re: [To what this letter refers][CERTIFIED MAIL] [PERSONAL][Recipient’s Name] [Company Name] [Address]Attention [Recipient’s Name]Dear***[Body] Sincerely, [Signiture] Encl: cc:信封的写法寄件寄人信姓人名姓地名址地址Wang HaiboDepartment of EnvironmentHefei University of Technology Hefei, 230009收件人姓名Anhui,ChinaDr. William Jones收件人地址University of Pittsburgh Pittsburgh 15213英文书信的基本原则英文书信的书写可概括为7个C方法：Completeness （完整）, Clarity（清楚）, Concreteness（具体）, Conciseness（简明）, Correctness（正确）, Courtesy（谦恭）, Consideration（谅 解）。

1. 完整一封完整的信件，有助于建立跟表达友善关系，可以避免由 于欠缺所造成的诉讼；一封信件写得是否完整，建议用5个 W来检验。例如在定货信中，必须确立说明：（1）需要什 么商品 （What you want）；（2）何时应该（When you need the goods）；（3）货物发至何地何人收 （to Whom and Where the goods to be sent）；（4）如何付款（How payment will be made）；（5）为什么（Why）；如拒绝他人的规定， 或对他人提出要求时要表明理由2. 清楚清楚是指写信者必须将所需传递的信息表达清楚，以免对方 产生误会。例如：原句：I am writing to apply for admission to your university.改为：I am writing to apply for admission to the graduate school of your university in the spring of 2009.3. 具体 书信中的详细方法指信应写得准确明确。特别是答复对方应 求的信，一定要具体，如对电报、电传的日期、号码等应交 代知道。

例如：原句：We wish to confirm our telegram yesterday. 改为：We confirm our telegram of March 18.4. 简洁 书信应行文流畅、言简意赅，避免生硬。例如：原句：We wish to acknowledge receipt of your letter… 改为：We apprciate your letter…5. 正确 英文书信中，除了避免词义、拼写、标点错误外，所引用的 史料、数据等也要准确无误。6. 谦恭 语言应有礼且谦逊，及时回信也是礼貌的体现。7. 谅解 写信时应处处从他人的视角考虑有哪些需求，而不是从自身 出发，语气上最宽容别人。例如： 原句：We won’t be able to sent you our latest catelog this month. 改为：We will sent you our latest catelog next monty.特殊信函（1）— 投诉信? 开头段：说明与收信人的相关性，并标注写作动机。? 主体段：写明投诉的缘由，要展开说明。可以说具 体原因，也可以说问题的准确反映方式。

此外，提 出你对怎样改进或缓解问题的建议，清楚地说明你 希望问题怎样得到缓解。? 结尾段：表达你期望上述难题受到逐渐缓解的极力 愿望，并对有关人员做出的尽力表示谢谢，希望尽 快受到满意的答复。特殊信函（1）— 投诉信Dear ***,_________. Now I am writing to complain about ________._______. But I am completely disappointed at what I experienced there. Firstly, _______. Moreover, _______. Worse of all, _______. I believe ________. It is not properly settled, I would complain to the Consumers’ Association. At the same time, I sincerely hope that ________. I would be glad to see _________ and I look forward to a day when _______.句型：I am writing to you to complain about… To improve this situation, it is advisable to take the following measure. For one thing.. For another, … I do hope that the problems will be solved as soon as possible.特殊信函（2）— 求职信? 开头段：说明信息来源，并表明写作动机。

? 主体段：介绍相关工作经历、学习历程及个人本性， 以说明你可以胜任这个职位。 ? 结尾段：表示极力的盼望，并期望早日得到答复。特殊信函（2）— 求职信Dear Sir or Madam,I wish to apply for the position for ______ that you advertised in ______.I am a student _______, and I feel that my qualifications and work experience make me a suitable candidate for the job, ________. I have a fair mastery of ______. As for experience, ________. Therefore, I am confident that ______. Incidentally, could you please inform me of ________?I hope _____. I can be reached at _________.Thank you for considering my application again. I am looking forward to your reply and eventually, meeting you.句型：I have read your advertisement in…(刊物名)of…(时间)for a secretary, and should be grateful if you consider me as a candidate for the position.I shall be pleased to furnish you with any further information concerning my education and work experience.特殊信函（3）— 询问信? 开头段：说明口语意图，说明写这封信的目的是寻 求什么样的信息或帮助。