知识整理：书信格式-课件（PPT演示）

英文书信格式Format of English letters书信（letter） 一般能分为商务函件或公函(Business Letter or Official Correspondence)私人信函(Private Letter)英文信件的结构信端信内地址称呼正文正文结束语签名附件再启HeadingInside AddressSalutationB dBodyComplimentary CloseSignatureEnclosurePostscript1.信端(Heading)信端即信头： 写信人的地址+写信日期。正式函件的信端还比如：发信人或单位的电话号码发信人或单位的电话号码电报挂号电传传真邮政编码单位负责人的姓名、 职务跟职称等。信端的目的：使收信人一看便明白书信来自何处，何时发出， 便于复信和查阅。位置： 信纸的右上角信端的写法并列式和斜列式前者更为常用并列式： 每行开头要左对齐;斜列式： 每行开头逐次向右移二三个字母的距离。信端书写规则:先写发信人的地址， 地点的名称按由小到大的次序排列， 然后与其他项目跟发信日期。具体顺序是：第一行写门牌号和街名;第行写门牌号和路名;第二行写镇名、 市(县)名、 省(州、 邦)名，往海外寄的信， 还要写上国家的名称;国家名称的后面加上邮政编码， 其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。

如果写信人的地址是机关单位的名称， 则将其成为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码跟街名，第一行可写上所在学校或专业组的名称;第行可写所在学校或专业组的名称;第二行写系、 科、 室名称;第三行写学校名称;第四行写区(县)、 省(州)名称;然后再写邮政编码、 国名、 电话号码、 发信日期等项。标点符号如果使用标点符号：则在每行末尾加句号， 最后一行的末尾加句号末尾加逗号。如果不使用标点符号：在每行之内该用标点符号的地方，仍应用标点。特别留意门牌号码与街道名称之间不用逗号分开；但城市名称跟国家名称之间、 日月和年份之间， 须有逗号。月份跟日期之间不只用逗号。月份跟日期之间不只用逗号。在西欧国家， 城市名称后来通常写有字母或数字(如New York, 1031; London, SW 367;Ottawa 5， 等等)，表示城市的邮政号码。 这种写法便于邮局分信跟快速投递， 避免差错。发信日期的写法，①年份要完全写出， 不能简写， 不能以83年代替1983年。②月份应用英文名称， 不要用数字取代。 在即将信件中不只用“5/7/83”代替July 5, 1983③月份名称可用(而且多用)公认的缩写式。

但要注③月份名称可用(而且多用)公认的缩写式。 但要切记May, June, July， 因为词短， 不足五个字母， 不可缩写。④写日期时， 可用1, 2, 3, 4, 5, ......,28, 29, 30,31等基数词， 也可用1st, 2nd, 3rd, 4th, 5th, .......28th,29th, 30th, 31st等序数词， 但最好用基数词， 简单明了。日期能有以下几种写法：① Oct. 20, 2004② 10 May, 2004③ 3rd June, 2004④ Sept. 16th, 2004其中， ①最为通用。2.信内地址(Inside Address, Introductory Address)内容： 收信人的姓名跟地址位置： 信纸的左上角， 从信纸的右边顶格起初写， 低于写信人地址跟发信日期一二行于写信人地址和发信日期二行格式： 也分并列式和斜列式两种， 但要与信端的书写格式保持一致。次序：先写收信人姓名、 头衔和单位名称， 占一二行，然后写地址， 可占二到四行， 例如：3.称呼(Salutation)内容： 对收信人的称谓用语位置： 自成一行， 写在低于信内地址一、 二行的地方，从信纸的右边顶格写起格式： 每个词的开头字母用小写， 或至少首词跟专有格式： 每个词的开头字母用小写， 或至少首词跟专有名词的第一个字母用小写，标点符号： 末尾用引号， 但中国跟俄罗斯英文则多用冒号。

称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。 在中国对通常亲友写中文信时， 用姓名、 姓氏、 或再加上Dear先生(男人)Mr./Esq.夫人(已婚)Mrs.小姐(未婚)Miss小姐(未婚)Miss夫人、 小姐统称Ms.夫妇二人Mr. and Mrs.两位或两位以上男子Messrs两位或两位以上女子(已婚)Mesdames两位或两位以上小姐(未婚)Misses常见的头衔(汉英对照)如下：教授Professor博士Doctor(Dr.,Ph.D.)医学博士Medical Doctor(M.D.)总统或教授President主席或董事长Chairman副主席或副董事长Vice Chairman副总统或副校长Vice President首相Prime Minister总理Premier省长或州长Governor市长Mayor市长Mayor参议员Senator大使Ambassador秘书长Secretary General一秘First Secretary二秘Second Secretary院长Director,Dean副院长Vice Director系主任Dean,Head,Chair馆长Chief Librarian,Curator阁下Excellency神父Father4.信的正文(Body of the Letter)正文每段第一行往右缩进约五个字母。

在写事务信件时在写事务信件时， 正文明扼要， 条理清楚， 直截了当地表明写信的目的。正文一般开门见山般开门见山， 内容简内容简如果信的正文较长， 一页纸不够用， 需要两张或更多张， 则第二页以后不要用印有信端的纸张， 应用与第一张大小、 颜色一样的白纸。5.结束语(Complimentary Close)结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称， 只占一行， 低于正文一、 二行， 从信纸的后边或稍右的地方开始。 第一个词的开头字母要用小写， 末尾用引号，不同的通讯关系用不同的结束语， 例如:写给机关、 团体或不相识的人的信通常可用:Yours(very)truly,(V)T(Very)Truly yours，Yours(very)faithfully， (Very)Faithfully yours， Yours(very)sincerely，l 在英语信中也可不写出， 或改用“谨启” 、 “启” 等。写给上级、 长者的信通常可用:Yours (very) respectfully，(Very) Respectfully yours, 在汉语信中多用“敬上” 、 “谨上” 等。写给一般熟人或同事的信可用:Yours，Yours ever, Ever yoursEver yours，As ever，Yours as ever，Yours sincerely (cordially)，但在汉语信中并不那么写书信格式课件， 因此通常把这种用语删掉。

写给亲属或挚友的信通常用:Lovingly yours，(Much) love，With loveWith love，Lovingly，Your loving son (child， sister， nephew，niece， grandmother)，Your devoted friend，写给亲友的唁函一般可用:Yours sorrowfully，Yours in grief, Ys i s mYours in sympathy, Sympathetically yours，th 相当于汉语中的“敬哀” 、 “哀上”等。写信给挚友， 对无法做某事表示歉意时， 可用:Re retfully yoursRegretfully yours，Yours in (with) regret, 等注意Yours不可写成Your。欧洲:Yours sincerely美国跟俄罗斯:Sincerely yoursYours一词有时也能省略。6.签名(Signature)位置： 低于结束用语一、 二行， 左边顶格如使用打字机， 一般空出一行， 再打名字，空的哪行供签署用。如写信人是女人如写信人是男性， 与收信人又不相识， 则通常在署名前用括号注上Miss, Mrs:或Ms.，以便他人回信时了解怎样称呼。

与收信人又不相识则有的还在署名之后写上自己的职称或头衔书信格式课件，例如:①Yours truly，(Signature)(Ms.)Ellen ButlerProfessor of English②Yours very faithfully，P. P.* the National Trading Co.(Signature)Charles SmithManaging Director7.附件(Enclosure,缩写为:Encl.或Enc.)信件如有附件时， 应在左下角注明Encl.或Enc.。如附件不止一个， 则要写出2(或3, 4, 5等)Encls .， 例如:)Enc: Doctor’s Certificate附上医生证明一张，Encls:3 Invoices附上发票三张examples