英文书信书写格式注意事项_课件

Writing Letters 书信是一种应用十分广泛的应用文形式之一。 英文书信的类型众多， 但可以把他们归为两大类， 一类是私人书信（personal letters） ， 另一类是商务书信（business letters） ， 例如： 申请信、 求职信、 推荐信、证明信、 感谢信等。 英文信件的书写有一定的格式。 一封完整的信件要比如寄信人的地址跟日期； 收信人的姓名跟地址； 称呼、 正文、 结尾和签名1.信封的格式 注意： 收信人及回信人信息的位置与我们的相反。 可用齐头式也可用右缩式英文信封(Envelope)的写法（ Block Format 齐头式）Zhao MinSichun UniversityChengdu, 610041P.R. of ChinaMr. Steven ChungNo.252, Long St. San Francisco, U.S.A寄件人姓名跟地址收信人姓名和地址英文信封(Envelope)的写法（ 右缩式 Indented Format ）Zhao MinSichun UniversityChengdu, 610041P.R. of ChinaMr. Steven ChungNo.252, Long St. San Francisco, U.S.A寄件人姓名跟地址收信人姓名跟地址※英文地址的写法跟日文相反， 口诀： 由小到大(ex: 号—弄—巷—路/街—城市—州——邮编—国家）号 No. (Number)楼 F (Floor)室 Rm. (Room)弄， 胡同， 小巷 [li]Aly (Alley)路 Rd. (Road)巷 Ln. (Lane)街 St. (Street)段 Sec. (Section)区 Dist. (District)县 County市 City大道 Ave. (Avenue)省 Province国家名… 地址的书写次序是由小到大: 第一行写寄出信人的门牌号码， 写街道名 称;第二行先写县市、城镇名 称， 再写市或县名 称， 往右空两个字母的位置， 再写上邮编。

如果是寄往国外的书信，第三行写出寄信人所在国家的名 称。如应表明信件由某种邮路递送或邮件为何种类型， 一般在信封背面的左下角注明。 航空 挂号 印刷品 快件 内有照片By Air MailRegisteredPrinted MatterExpressPhoto Enclosed如信件需由他人或单位转交给收信人， 则需在转交人后面加上C/O （ care of） 后跟转交人的姓名 地址。 如宋力托李娜转交一封信给李明， 信封格式为：Song LiNo.1 Middle SchoolNantong, 226000JiangsuLi MingC/O Li NaPeking UniversityBeijing, 100871如不需要邮寄， 只需写上受托人和收信人的姓名即可。 再用By courtesy of, Through courtesy of, By favor of引 出所托之人的姓名 。如：Li MingBy courtesy of Li Na面交信(宋力本人当面交给收信人的信) ：Song LiPresent练习： 填写信封 George Wang will write a letter to his pen pal(笔友), Mike Clinton. Mike’s address(住址) is: 1 025 Long Street, San Francisco, CA 941 01 , U.S.A. And George’s address is: 23, Alley4, Lane1 30, Sec.II Nanking East Rd. Taipei, Taiwan, R.O.C. Please write an envelope for him.George Wang 寄信人信息23, Alley4, Lane1 30,Sec.II Nanking East Rd.Taipei, Taiwan 1 04R.O.C.Mike Clinton收信人信息1 025 Long Street,San Francisco, CA 94101U.S.A2.信的格式 英语信件往往包括7个部分 What are they?Modified Formatxxxx (letterhead)June 3, 2005 (date)xxxx ( inside address)Dear xx, (salutation)We received your xxxx (body)Yours sincerely(Complimentary Closing) ，XX (signature)Joe (printed name)The Elements ofEnglish Letter Writing 1. 信头（寄信人的） Heading/Letterhead 2. 写信日期Date 3. 信内地址 (收信人的) Inside Address 4. 称呼Salutation 5. 正文Body of Letter 6. 客套结束语 Complimentary Closing 7. 署名Signature2.1Heading信头包括寄信人地址（ 通常写在信笺的右下边）或某公司的名 称、 地址、 电话、 电传、 传真、邮编、 电子信箱地址或网址等。

信头写在信的右上角， 离开信纸的顶头约1英寸， 占二三行或四行均可， 格式如下：①齐头式 ②缩进式 注意： 写地址的顺序与英文不同， 如写给经常来往的亲人， 这项地址也可以省略。2.2Date 日 期应写在寄信人地址下方， 表达形式各不相同。 通常英式按日 /月 /年的顺序， 而美式按月日 年的顺序。 注意： 年份写全， 不可省略； 月 份用英语词汇表示， 不只用数字代替（ 一般信函可缩写， 较正式的公函需写全） ； 日 期用阿拉伯数字基数词表示即可， 如May 7,2006; 23 September, 2005， 按月日年（美） 或者日月年（英） 特别注意： 英文信件日期要紧接着写信人地址下一行， 不能像写英文信件那样写在书信签名之后， 这是众多学生的常用错误。Rewrite the following date for standard business letters6/5/0610-9-068 June 2006Oct.28, 06Jan.13. 20062.3 Inside name and Address 信内地址应写在信笺左上面， 与信封上的地址完全一致。

第一行写收信人姓名 （ 称呼语+全名 ） ； 商务信函中还需另 起一行写出职务； 收信人地址要准确完整。 一般的事务信件或帮较生疏的同学的信件要写， 而在帮极熟的同事的信中则可省去。这一项写在日期下一行的左上角。 收信人姓名写一行， 收信人地址可分两行或三行写， 和回信人的地址一样， 上下可取齐，也可以向右缩进。 在姓名前通常要加上称号， 称号因人而异。Arrange the following information into letterhead or inside address: China/Beijing 100021/Beijing Metal/President/ Lin Fang/ East lane/ 234 Lin Fang（收件人姓名）President of Beijing Metal234 East lane, Beijing 100021China2.4 Salutation 称呼应写在信内地址下，其上面要与信内地址第一行对齐。 英文书信的称谓通常都是以Dear… 或My dear…开头的。 1. 亲近熟悉的人: Dear/My dear +称呼或名 字。

2 长辈、 关系大概、 不相识： Dear+“先生/女士/教授” 3 机关、 团体、 公司、 工厂或学校： Dear Sir or Madam, To Whom It May concern. 有时直接用 Gentlemen(复数) 。 ①对普通男子用Mr； ②对未婚女子用Miss；③对已婚妻子用Mrs书信格式课件， 对婚姻状况不确立的一般用Ms(后跟本人姓)； ④对男子用Master； ⑤对学者或教授(医生)用Prof． 或Dr． 在称呼后面通常是用逗号。 现归纳如下：①对父母、 兄弟、 姐妹等； a． Father, b． My dear Mother, c. Dear Sister, d.Tom, ②对亲戚： a． My dear Auntie, b． Dear Cousin, c． My dear Cousin, ③对同事、 同学a． My dear friend, b． Dear Mr Jackson, c． My dear Mr Jackson, d． Dear Sir,Dear ④对未婚女子： a． Dear Miss Luce, b． My dear Miss Luce, ⑤对通常女子， 不论是否结婚：a． Madame, b． Dear Madame, ⑥对已婚妻子： a． Dear Mrs Helen Jackson, b． My dear Mrs Helen Jackson, ⑦对公司、 工厂、 学校等： a． Dear Sirs, b． Sirs, c． Gentlemen,Dear Manager,etc.2.5Body 语言要得体， 简单明了， 措词礼貌。

称呼下面隔一两行开始写正文。 信的开头第一个字母一般跟称呼开头第一个词平齐。 也有往后退四个或八个字母的。 主体的三方法： 一般说来， 开头直接表达写信的目的， 中间对目的准确说明， 结尾表达期望祝愿等。 书信写作的五点要求：1、 开门见山说意图2、 咨询/ 建议1、 2、 3、3、 不同内容能分段4、 感谢客气不可少5、 期待回信成老套 信主体部分的结尾语通常采取三种方式： ①采用动词词组： 句末用引号， 不用句号。例如： a． Waiting for your good news, b． Looking forward to your early reply, c． Hoping to hear from you soon, 等等 ②采用动词词组， 例如： a． With best regards, b． With kind regards to your family, c． With best wishes to you and yours, d． With best wishes for your success and happiness, ③采用完整句子： a． We are waiting for your good news. b． I hope to receive your early reply. c． We look forward to your reply at your earliest convenience. D. Happy new year. E.Best wishes. F. Happy birthday./Take care.等等2.6 Complimentary Closing即署名上方的话 开头字母要小写， 末尾用句号。

结束语也称敬语， 使用 时也应因人而异， 取决于发信人与收信人之间的关系 或熟悉程度。 1. 家人亲戚: Your loving mother/son/brother; Yours lovingly, With love, All my love etc. 2. 长辈或通常朋友： Yours respectfully/Sincerely, Yours truly etc. 3. 机关、 团体、 学校等：Yours truly, etc. Yours faithfully/Sincerely, 2.7 Signature 写信人要在结束语下面签名 ， 以表示对信件中的全部内容负 责。 签名 最好是书信人的亲笔，手写后可附打印的全名 。 汉语姓名 写法：及名 的第一个字母分别大写）Wang Xiaoya /Wang Yan（ 姓 附言(Postscript) 发信人有时在听完信后既想起一件比较重要的事没有说， 可以在信末署名后面几行写上，P. S. (Postscript 的缩写)， 然后再次补充的话写上。 不过应留意写信时最好将事情一次讲明白， 尽量少用或不用P.S.。

总结 最容易出错的地方： 地址： 顺序及写法 称呼： 不同身份 日期： 标点，如什么时候必须用逗号练习1. 给John Brown先生写一封邮件． 内容： 已收到他３ 月１ ２ 日的来信． 请他于本月２５ 来我公司书信格式课件， 讨论合作细节． 请他将航班告诉你． 你公司的李小姐将去机场接他．Block formatxxxx (letterhead)June 3, 2005 (date)xxxx ( inside address)Dear xx, (salutation)We received your xxxx (body)Yours sincerely (complimentary close)XX (signature)Joe (printed name)Practice格式： 齐头式/混合式信头： 本人名字跟地址封内地址： 美国纽约市第50大街10号Harper & Row出版公司 邮编： NY10022写信日期： 实际日期信文内容：o 从朋友处看到《成功沟通的秘决》 一书。o 为提升沟通水准欲购一本。o 请出版商尽快告知订购形式o 希望9月底收到此书