会计电算化实务课程讲义

《会计电算化实务》课程讲义财务管理系 会计电算化教研室模块报表的处理项目认识 UFO 报表系统名称名称《会计电算化实务 》教案任务培训名称方式知识点 报表平台的管控、报表系统的三种窗口、报表窗口的格式状态跟数据状况能力点 格式状态跟数据状况下的用途、报表文件的管控、制作报表的基本流程新希望科技有限公司已顺利安装了用友财务软件进行日常总账业务的处理，现在打算从 2008 年 1 月开始使用该工具的报表平台来编制本单位的报表。该单位现在任 每月需编制的报表包括资产负债表和损益表等对外报表，还包含货币资金表、管理务 费用明细表等外部报表。 单位把报表管理的任务还给了会计员于红。引 入第一次使用用友 UFO 报表系统的于红心里直犯嘀咕：这个报表系统真的可完全满足单位对内对外报表的编制跟管理吗？它带有什么用途？如何在该平台内设计报表呢？任要熟练使用用友报表平台进行财务报表的编制及管理，必须先知道用友报表系务分 统（UFO 报表）的基本用途、使用界面和基本的操作步骤。析一、认识 UFO 报表系统（一）UFO 报表平台的基本用途运用 UFO 报表平台既可以编制对外报表标准表格式教案模板，也可以编制各种外部报表，并可推动对报表进行审核、汇总，生成各种预测图表，可以按预定格式输出各种财务报表。

授UFO 报表平台的主要用途有：提供各产业报表模板(包括现金流量表)、文件管课 相 理功能、格式管理用途、数据处理功能、图表功能、打印用途和二次开发功能。内关容知（二）UFO 报表平台的图标UFO 报表平台有三类窗口：系统窗口、报表窗口和图例窗口。讲解（三）UFO 报表窗口的格式状态和数据状况UFO 报表平台将包含数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作这两项工作是在报表窗口中不同的状况下进行的——报表格式设计在格式状态下进行，报表数据处理则在数据状况下进行。二、在 UFO 报表平台中制作报表的基本步骤初次使用 UFO 报表平台进行报表的编制，一般要借助以下几个步骤：《会计电算化实务 》教案第一步 启动 UFO，在平台窗口中创建报表文件； 第二步 在报表窗口的格式状态下设计报表的格式； 第三步 在报表窗口的格式状态下定义各种公式； 第四步 在报表窗口的数据状况下进行报表数据处理； 第五步 在报表图形窗口中进行报表图形处理； 第六步 打印报表； 第七步 退出 UFO。注意：在以上方法中，前三步属于报表的初始设定，后四步属于报表的日常处 理。于红通过对用友 UFO 报表平台的学习认识，明确了在 UFO 报表管理系统中每任 种报表都可以成为一个报表文件来管理，所以他先帮本月要打算编制的四张报表建 务 实 立了四个相应的报表文件：资产负债表、利润表、管理费用明细表和货币资金表， 施 把他们保存在 D 盘的“报表”文件夹中。

1.UFO 报表平台是怎样管理报表的？任 2. UFO 报表平台的窗口有那几种？ 务 相 3. UFO 报表平台对报表文件的管控主要有什么操作？ 关 4.UFO 报表窗口有那几种状态？各状态下能主要进行这些操作？ 测 试 5.实验题： 题见实训资料任务内容参考资料：《初级会计电算化》会计从业资格考试教材《用友 ERP 培训教程》清华大学出版社《会计电算化实务 》教案模块 名称报表的处理项目 名称任务 名称固定报表格式的修改授课 形式知识点 报表格式管理功能、报表的关键字、固定表和可变表报表格式的设计能力点 报表模板的使用、自定义报表的设定方法、任承前一任务，于红建好了四个报表文件，但四个报表文件中都没有具体内容。务 现在他打算根据报表的完善流程先把四张报表格式建立出来。引 入本单位在手工形式下编制的资产负债表和利润表采用的是财政部颁布的统一格 式，管理费用明细表和货币资金表的格式分别如下：（详见教材）报表格式是报表数据的载体，其设定是一项特别重要的初始化内容。报表格式一旦设定好，可以大量使用标准表格式教案模板，使报表的数据处理更加一劳永逸。任具体探讨于红将要修改格式的报表，资产负债表和利润表属于对外报表，其格务 分式一般采取统一格式。

但管理成本明细表和货币资金表属于企业外部报表，各单位析 所采取的格式并不完全相似，但在同一单位这四张报表的行数和列数一般是固定不变的。那么，四张报表的格式设定是否应该采取同样的方法？有没有一种简单的方式来设定统一格式的报表呢？一、报表格式设定的主要内容授课不同的报表文件更主要的差别就在于报表格式的不同，但不论外部报表还是外内部报表，一般状况下其格式设计的内容主要包含：设置报表尺寸，画表格线，设置容相 报表标题、表头、表体和表尾固定项目的内容，设置单元属性，定义关键字，设置关 可变区（固定报表不需要）等。 二、报表结构讲一张二维表一般由 4 个基本要素构成，即标题、表头、表体和表尾，如图 6-2-1解 所示。三、报表的固定区跟可变区报表的固定区是指构成一个区域的行数和列数的总量是固定的数量。一旦设置好之后，在固定区域内其单元数量是不变的。《会计电算化实务 》教案可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数 或最大列数是在格式设计中设置的。有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。 四、单元属性及单元类别报表单元的属性包含单元类别、对齐方法、字体样式跟表格边框等。

单元类别包含数值单元、字符单元和表样单元 3 种种类。 五、关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以拿来唯一标志一个表页，用于 在长期表页中迅速选择表页。 UFO 共提供了下列六种关键字：单位名称、单位编号、年、季、月和日，之外， UFO 有自定义关键字功能，可以用于业务函数中。 六、报表模板及使用 在财务报表平台中，一般都提供了多种分行业的常见会计报表格式及公式，称为报 表模板。在每个模板中具体设计了该报表的格式与公式并且修饰。 在报表格式设计时，首先考量系统所提供的报表模板中有无符合规定的报表格 式，如有则能直接套用模板，否则自行设计，也可以按照自己的还要自定义模板。一、利用平台所提供的报表模板设计资产负债表的格式任因为资产负债表是对外报表，在 UFO 报表平台中有相应的报表模板，所以于红打算套用该务 模板。 二、管理费用明细表的格式设计因为管理费用明细表的格式系统中没有提供模版，所以没法自行设定。任 务 相 关 测 试 题见实训资料任务内容参考资料：《初级会计电算化》会计从业资格考试教材《用友 ERP 培训教程》清华大学出版社模块 名称报表的处理项目 名称任务 名称可变报表格式的修改授课 形式知识点 报表格式管理功能、报表的关键字、固定表和可变表《会计电算化实务 》教案报表格式的设计能力点 报表模板的使用、自定义报表的修改流程、任 新 希 望 公 司 需 要 一 张 “ 产 品 销 售 情 况 统 计 表 ”， 务 但是，由于本单位各月所销售商品种类差异较大，如更少时只有 3 种商品，最多可 引 达到 20 种商品，所以各月该表中的记录数差异较大。

入任 该表各月表头表体固定栏目相同，但标题内记录数在各月变化较大，所以不宜设计成固定报表 务 分 格式，而要设计为变动报表。 析可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数相 或最大列数是在格式设计中设置的。有可变区的报表称为可变表。在一个报表中只关 能设定一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是授 课 内识 讲 解可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变 区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在之后的数据操作中，可变行 列数随着用户的应该而增减。容本表因为各月产品记录数不尽相同，属于行可变表，因此，需设计一张可变表，其中包括一个行可变区。在制作可变表时，可按固定表的格式设计方法确认完表的 任 务 尺寸，输入表头、关键字并制作完表体之后，在表体中设定一个可变区即可，其具 实 体操作方法如下： 施第一步 启动 UFO，建立报表 第二步 设计报表的格式和定义定理《会计电算化实务 》教案任1、报表的单元类别有那几种？务 相2、报表格式设计的内容包含这些？设计报表的格式要在哪个状态下？关3、什么叫报表的关键字？关键字与其他单元数据相比有哪些特征？测试4、什么叫可变区？可变区可以分为哪几类？一张报表中最多可包括几个可变区？题5、实验题：见实训资料任务内容参考资料：《初级会计电算化》会计从业资格考试教材《用友 ERP 培训教程》清华大学出版社《会计电算化实务 》教案模块 名称报表的处理项目 名称报表公式设计任务 名称 知识点报表单元公式的设计授课 形式报表中数据的来源、报表公式的类别和作用能力点 单元公式的设定、审核公式的修改、舍位平衡公式的更改任于红将相关报表的格式设计好了，但她知道要推动报表数据的自动生成，一劳务 引永逸地使用报表，还有一项重要工作需要完成——报表公式设计。

她决定先设计货入 币资金表的报表公式。任设计并保存报表的格式也是 UFO 系统报表管理的第一步，要真正发挥报表平台务 分在编制、管理报表中的强大作用，必须正确设定并使用报表公式。报表的公式有那析 些？具体可发挥什么作用？报表公式又怎样修改与使用呢？一、报表公式的定义跟特点报表公式是指报表或报表数据单元的推导规则，主要包含单元公式、审核公式和舍位平衡公式三大类。二、单元公式（一）单元公式的作用授报表的单元公式是指为报表数据单元进行异或的推导，也称计算公式，其功用课 内相 关是从帐本、凭证、本报表文件、其他报表文件或其它子系统等处调用、运算所必须容 知 的数据，并填入相应的报表单元中。识 （二）单元公式的组成讲解单元公式通常由目标单元、运算符、函数和运算符序列组成。单元公式分为账务取数公式、表页内部取数公式、本表其他表页取数公式和其它报表文件取数公式四种。1、账务取数公式账务取数是指从总账系统中提取数据放到目标单元格中，是财务报表数据的主要来源。系统借助提供丰富的对账取数函数来实现总账和报表之间数据的传递。账务取数变量的基本格式为：《会计电算化实务 》教案函数名（“科目编码”,“会计期间”,[“方向”],[账套号],[会计年度],[编码 1],[编码 2]）。

2、表页内部统计公式表页内部统计公式主要用于在本表页的选定区域内作出例如求和、求平均数、计数、求最大值、最小值或者求统计均值等统计结果的运算。3、本表其他表页取数公式4、其他报表文件取数公式（三）单元公式的编辑方式定义单元公式是在格式状态下操作的，可以直接输入公式，也可以鼓励输入。直接输入就是在报表目标单元中输入“=”或点击 FX 按钮或点击“数据”菜单下“编 辑公式”中的“单元公式”，在“定义公式”界面的文本框中直接键入单元公式；引导输入是首先选取要修改公式的单元，单击“数据”菜单下“编辑公式”中的“单元公式”，在“定义推导”界面单击“函数向导”按钮，按照界面引导选择适合的参数，直到公式定义完毕，单击“确定”按钮就能。对于初学者，一般能运用引导输入方法修改单元公式。四、舍位平衡公式定义舍位平衡公式应该指明舍位表名、舍位范围或者舍位位数，并且需要输入平衡公式。如将数据由元进位为千元，定义该报表的舍位平衡公式。设置舍位平衡公式时，在报表格式设计状态下，单击“数据”菜单下“编辑公式”中的“舍位平衡公式”，出现“舍位平衡公式”界面，在“舍位平衡公式”界面输入舍位表名、舍位范围、位数及舍位平衡公式，单击“完成”按钮就能。

于红分析了货币资金表中各单元的数据来源，发现不仅“制表人”的值必须手工录入外，表体内其他单元的数据均可设置相应的公式。各栏数据的取数规律分析如下：任B4:B6 各单元数来源于总账系统各科目的本月的期初余额；务C4:C6 各单元数来源于总账系统各科目的本期借方发生额；D4:D6 各单元数来源于总账系统各科目的本期贷方发生额；E4:E6 各单元数来源于总账系统各科目的期末余额；B7:E7 个单元的值应是同列第 4 行至第 6 行各单元格数值之和。任 务 相 关 测 试 题见实训资料任务内容参考资料：《初级会计电算化》会计从业资格考试教材《用友 ERP 培训教程》清华大学出版社《会计电算化实务 》教案《会计电算化实务 》教案模块 名称报表的处理项目 名称报表公式设计任务 名称 知识点审核公式的设计培训 形式报表中数据的来源、报表公式的类别和作用能力点 单元公式的设定、审核公式的修改、舍位平衡公式的设定任于红设计好了货币资金表的单元公式，但不敢肯定未来用这种推导生成的报表务 引数据是恰当无误的，她发现平台中提供了审核公式，于是打算为货币资金表设计相入 应的审核公式。任如果未来应该由平台对货币资金表中数据的正确性进行检测，则需要先设定好务 分该报表的审核公式，将来在报表数据生成后执行审核命令由平台自动运行该公式对析 报表数据进行检查。