Excel进阶训练营讲师、Excel系列课程讲师——拉登老师

Excel进阶训练营讲师、Excel系列课程讲师——拉登老师

大家好，秋小娥，我又来了~

相信很多同学都遇到过“数据表的组织和标准化设计”的问题。

Excel高级训练营讲师、秋叶原Excel系列课程讲师本·拉登先生遇到了这样的学生。

想知道，学生问了什么问题让老师如此“生气”？一起来看看吧！

在Excel中回答问题已经成为我的日常工作，各种奇怪的问题早已习以为常，司空见惯。

不过前两天有个同学问了一个问题，我真的不想再做Excel了。

在文章开始之前，我先吐一个词：

感觉舒服多了，继续。

01

问题描述

学生的问题是这样的：

问题表格来了。

表格1

表 2

这是一个很典型的把A表变成B表的问题。能问出这样问题的同学，一般会问三个问题，具体原因、目标、细节。

所以我没有详细询问，我的大脑就启动了条件反射筛查法。

方法❶：复制粘贴。效率太低，放弃吧。

方法❷：使用函数公式。

首先使用ROW函数，结合简单的数学计算，根据行号得到对应的列号。

然后，使用INDEX函数，在行号和列号中得到对应的施工日期。

请特别注意行和列锁定，因为当向下拖动公式时，单元格引用会发生变化。

函数公式的想法很快就理清了，但我还是放弃了回答这个问题。

因为我知道即使写公式要花1~2个小时，也不能真正解决问题，因为后面会有很高的“公式维护”成本。

❶ 领导看到表格，可能会问函数公式是什么意思？

❷ 同事抄表修改数据后，公式不行。

这位同学肯定会用更多我想不到的问题来蹂躏我。

为了一劳永逸地解决这个问题，编写越来越复杂的函数公式只是一个抓手。

关键是解决数据规范规范化和数据表设计问题。

02

问题分析

通过分析表1中的内容，不难总结出其中的规律。表格的横列标题记录了不同项目的开始和结束日期。

但是查询数据的时候表格式教案模板，需要左右滚动表格，查询过滤也很不方便。

因此，这位同学将其整理成表2的形式表格式教案模板，将原来的横向列表标题组织成纵向的行标题，如下图所示：

从这个角度来看，这应该是行列转换的问题，对吧，右键，转置和粘贴吧？

不要这么想，因为换行这4个字会限制你的思考。

可能制作表2的人根本没有考虑等级的转换。

下周，下个月，他会做出另一种形式，可能是另一种风格。

更好的方法是将问题归结为数据细节和表格呈现的问题。

这样，我们只要遵循以下两条，就可以从一开始就很好地设计表格，也可以更高效地统计数据：

❶ 数据明细，用一维数据表记录数据。

❷ 对于表格展示，尽量使用智能表或数据透视表来实现数据的统计、查询、分析，提高工作效率。

03

解决方案

解决问题的过程分为两个步骤：

❶ 数据细节的整理；

❷ 查询数据的表格呈现。

◆数据详情◆

这个表单还是有不少问题的，主要是因为标题字段缺失和混乱。让我们仔细看看。

对应上图，主要问题有：

❶ 标题字段显示为空白；

具有空白字段的数据列的含义不清楚。根据填好的表格，空白栏应指结束日期。

❷ 字段数不匹配；

有些字段包含两列：开始日期和结束日期；有些只包含一列，需要填写缺失的字段。

首先，我尝试将明细表的字段补全，使每个字段的个数匹配起来形成一个规则。

❶ 不同的项目内容形成父标题。如基坑、地基、检查、墙体。

❷ 每个项目都包含相应的开始日期和结束日期。

在明细表的字段名规范之后，我们将其组织成一个一维表，如下所示：

组织一维表的要点是：

❶ 数据分类。

基坑、基础、检验、墙体等所有工程内容都归入“工程”领域。

❷ 记录应该从上到下垂直运行。

原始数据需要根据行列标题交叉查询，数据需要更新。更新后的一维表是一行记录，可以从上到下依次添加数据，比较方便。

数据明细排序后，下一步就是完成数据的查询。

◆数据查询表◆

我们再来看看原来的查询表单。需求大概是根据站号查询不同部分（即项目）的建设日期。

前面我们整理的明细表已经基本满足了这张表的需求。

因此，我们只需要过滤掉对应站号的记录即可。

智能表+切片机↑

在渲染中，我将明细表变成了智能表，并利用智能表的切片器功能完成了交互即查询的效果。

如果想完全还原表2中的效果，可以使用数据透视表+切片器来实现快速查询。

数据透视表+切片器↑

04

知识点总结

本文的重点不是最终的智能表，也不是数据透视表，而是数据调度的排序和规范化。

包括：

❶ 填写缺失的字段

❷ 列字段名分类

❸ 将二维表转换为一维表

本拉登解释说：

这在运动数据分析领域有一个专业的名称：数据清洗。

你可能不会，但请理解并知道。

通过这种方式，您可以扩展您的视野，而不是整天被那些少数函数公式所困。

数据清洗的内容主要包括以下内容。有时间可以百度了解一下。

❶ 选择子集：选择我们要分析的数据列；

❷ 列名重命名：保证列表通俗易懂，便于数据分析；

❸ 删除重复：删除重复记录；

❹ 缺失值处理：处理数据中的缺失数据，统计误差的计算方式；

❺ 数据类型转换：将文本转换为数字，去除数字中的单位等；

❻ 数据排序：日期序列的分析要兼顾数据的排序；

❼ 异常值的处理：数据类型错误，不是常规内容，需要特殊处理。

这些看似复杂的操作不需要专业的软件来操作，可以在Excel中进行。

怎么样，听完本·拉登先生的分享，你是否明白数据排序和归一化有多重要了！

代表本拉登先生，小心你~

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