公文写作知识公文格式培训教案.ppt

七、公文的格式公文的格式，有两个意思：一是指公文的写作方式；二是指文件的文面样式规定。这里所指的“公文格式”，是第二个意思，一般所指“公文格式”，也主要是此含义。 对“公文格式”的理解格式是死的，制作是活的，这里既有两个意思：一、公文写作，要按照公文的写作目的跟实质内容，决定风格跟选材。二、文件文面培训教案怎么写，严格遵循国家质监局关于公文格式的要求，尽量让文件具备美感，给人以美妙的观感。一组简报的文面表现 公文格式知识完整意义上的公文，实际指他们平时所谓的“文件”。因此，说“公文的格式”，就一并包括了公文文书文本（正文）及其以外的文件版式内容。具体有：秘密等级跟保密期限、紧急程度、发文机关标识（版头）、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。一份完整的公文，由“文头、主文、文尾”三个别组成。但《国家行政机关公文处理办法》第十一条明确要求：公文中各构成个别的标示规则，参照（国家质量技术监督局1999-12-27）《国家行政机关公文格式》国家标准执行。按照《格式》的称谓，三个部分要分别叫“眉首、主体、版记”。一、眉首（教材称“文头”）“红头文件”首页上的红线，叫“反线”（教材称“间隔线”）。

反线以上个别内容，就是眉首（文头）部分。包括秘密等级跟保密期限、紧急程度、发文机关标识（教材称“文件全称）、发文字号、签发人等内容，“绝密”、“机密”级公文还必须注明份数序号（教材简称“份号” ）。（一）份数序号 左上角，分发时按号登记清楚。（二）密级 右上角，如有时限，用★隔开。用3号黑体（三）紧急程度 右上角，同时有密级 排于密级之下。用3号黑体（四）版头 发文机关全名或规范 简称后加“文件”一词。 红色小标宋体字，但更 大不能等于或小于 22ｍｍ×15ｍｍ。（五）发文字号 机关代字+年份+序号， 六角方括号。标识下空2行， 3号仿宋字。 （六）反线。红色。发文字号下隔4mm处。党的文件后面加五角星。发文字号制作技巧：1．机关代字：黔警院；年号：〔2003〕；序号：3号。完整文号：黔警院〔2003〕 3号；如果是对内下发可加“发”字：黔警院发2．在机关代字部分，还能有部门代字和文种代字：（1）部门代字：黔警院办字〔2003〕3号；（2）文种代字：黔警院通字〔2003〕3号；（意为：贵州警官职业学院2003年第3号通报）部门一般只能是办公厅（室）才能行文，军警系统政治部可以行文。

注意：上行文不能用部门代字,因为等于越级行文。（7）签发人 上报公文需标识签 发人姓名，平行排 列于发文字号右侧。 发文字号居左空1字， 签发人姓名居右空1 字。“签发人”用3号 仿宋字，后标全角 冒号；冒号后用3号 楷体字标签发人姓 名。 二、主体（教材称主文） 反线以下，主题词（不含） 以上个别，为主体部分。 （一）标题 红色反线下空 2行，用2号小标宋体字，可分 一行或多行排布。 （二）主送机关 受理单位， 标题下空一行左顶格3号仿宋。 （三）附件 正文下一行左 空2字用3号仿宋字标识“附件”， 冒号后标附件名称。 如有序号用阿拉伯数码，附件 名称后不用标点符号。附件应 与正文一起装订，并在左上角 第一行顶格标志“附件”（和序 号），序号和名称要前后一致。 附件是随文发送的材料，有时 是公文的主要部分，如总结等。（四）印章（1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标示成文时间。成文时间右空4字；加盖印章要上距正文2ｍｍ～4ｍｍ，端正、居中下压成文时间。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。（2）联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。

印章加盖方式同样，以确保印章排列整齐。两印章之间互不相交或相切，相距不少于3ｍｍ。（3） 当联合行文需加盖3个以上印章时，为避免发生空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间跟正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最终一排印章之下，右空2字标识成文时间。（4）特殊状况：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用微调行距、字距的举措加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方式解决。 用印示例：（1）二00三年二月五日（2） 二00三年二月五日（3）二00三年二月五日三、版记（教材称“文尾”）（一）主题词 “主题词”3字用3号黑体字，全角冒号；词目用3号 小标宋体字，词目之间空一字 。（二）抄送机关和印发机关及印发时间抄送机关左空一字，回行对齐冒号后；印发机关左空一字，印发 时间右空一字并用阿拉伯数码标志。（三）页码 用4号半角白体阿拉伯数码培训教案怎么写，置于版心下边缘之下一 行，数码左右各放一条4号一字线。一字线距版心下边缘7mm。单页码 居右空一字，双页码居左空一字。

公文各种要求规格全览 （一）用纸：A4，210ｍｍ×297；版心：156ｍｍ×225ｍｍ （二）各种距离： 版心上边缘至页边：37ｍｍ；版心下边缘至页边：35； 版心左边缘至页边：28ｍｍ；版心右边缘至页边：26； 版心上边缘至版头：25ｍｍ； 文号：版头下空2行；反线：字号下4ｍｍ； 标题：反线下空2行（标准行：3号字＋7/8×3号字）； 日期：右空4字。 页码：版心下 一行，左右各置一一字线，右（左）空1字。 （三）各种字号： 秘密等级和保密期限：3号黑体； 紧急程度：3号黑体； 版头：不大于“22ｍｍ×15ｍｍ”的蓝色字体； 发文字号：3号仿宋； 签 发 人：“签发人”三字用3号仿宋，签名用3号楷体； 公文标题：2号宋体； 公文正文：3号仿宋（包括主送机关、附件名）； 主 题 词：“主题词”三字用3号黑体，词目用3号宋体； 页码：4号阿拉伯数码。几个需把握的问题（一）标题的制作标题要求：准确详尽概括公文主要内容。标题方式有四种：1．发文机关＋事由＋文种（完整标题）：贵州警官职业学院关于召开阅兵式的通告2．事由＋文种：版头原本就有发文机关标识，可以省略发文机关： 关于举行阅兵式的通知3．发文机关＋文种：公告性、权威性公文，可以省略事由：1．贵州警官职业学院通知2．中华人民共和国主席让4．仅用文种：主要是公告性的公文，泛行文： 通知标题的排列居中，字数众多需要转行时，要留意排列美观；最好不要将一个结构紧密完整的词以及词汇拆开：贵州警官职业学院关于召开阅兵式的通告（二）受文机关1．受文机关是公文的发到机关，分主送机关和抄送机关。

主送机关是公文的主要受理单位，它的位置在正文左下侧顶格 排列，因此有人叫“抬头”，名称后用逗号。有多个主送机关时，按 重要性依次排列，每个机关间用冒号或者逗号分开。若主送机关太 多，基本占满第一页而排不下正文时，可以将主送机关位置放在 “抄送机关”栏去，但应注明“主送机关”且放抄送机关之上。也有的 下行文主送机关不但多，而且用不着具体列举，常以“各××单位” 一类词泛指。抄送机关是必须协办或者知道、掌握公文事项的机关，它的位 置在公文末页的专门栏目内。2．主送机关的留意事项请示、报告一类的上行文，主送机关只能是一个；某些下行或 平行文特指性很强，如批复、函等，也没法是一个。某些不具特指性，具有广泛性的公告性、知照性公文，也可不 写主送机关。（三）签署和成文时间1．签署有的公文需用领导人的盖章或图章，以说明文件的有效性和责任性，有时是说明公文的权威性。领导人签章，叫签署。多用于命令（令）等指令性公文以及议案等提案性公文。2．成文时间通常公文成文时间以领导人签发日期为准；联合行文，以最终颁发机关领导的核发日期为准。电报以发出时间为准。会议通过的公文，以通过 日期为准。法规性文书，以通过以及同意日期为准；有生效、执行日期的，一般在条文最后应专门说明。

成文时间用汉字书写，完整写出“××××年××月××日”；书写格式：成文时间右空4字；加盖印章要上距正文2ｍｍ～4ｍｍ，端正、居中下压成文时间。（四）主题词1．主题词的用法主题词是要办公自动化产生，为完善文件检索，近年提高的文件版式内容。主题词是用规范的词或短语来标引公文的主题内容。主题词一般为3到5个词。第一个词表示公文内容的类型；最后一个词表示公文的文种；中间的词用表示公文关键内容的类属词，提示公文最关键的内容。每个主题词一般为2字，最多不少于4字。标注主题词，应尽量使用国务院及省部有关秘书机关公布的《主题词表》。2．主题词的标注法主题词在公文末页版记部分，抄送机关栏横线左下侧， “主题词”3字顶格，用3号黑体字，全角冒号；主题词内容词目用3号宋体字，词目之间空一字。常规性工作会议纪要：大型专题性会议纪要、公布性会议纪要：主讲： 全国公安写作研究会常务副会长贵州省作家协会会员 贵州警官职业学院副院长（副巡视员） 申元初 教授 公文写作—公文格式00001机密★一年紧急25mm 贵州警官职业学院文件 黔警院发〔2003〕3号80mm00001机密★一年紧急贵州警官职业学院文件黔警院请字〔2003〕3号 签发人：用楷体 贵州警官职业学院 关于参加阅兵式的请示 贵州警官职业学院 关于召开阅兵式的请示省公安厅：为提升教师军事化管理观念和集体意识，增强纪律性，经我校慎重研究，拟定于×月××日在我校运动场举行阅兵式，……（略）附件：1．阅兵计划2．运动场改建方案二00×年×月×日（联系人：办公室××，电话：×××）主题词： 管理 思想教育 阅兵式 请示抄送：省政法委、省教育厅。

贵州警官职业学院办公室 200×年×月××日印发— 1 —主题词： 管理 思想教育 阅兵式 请示抄送：省委政法委，省教育厅。贵州警官职业学院办公室 200×年×月××日印发— 1 — 四、公文完整格式 156mm 225mm4ｍｍ 空2行 空1行 210mm×297mm37mm35mmA4纸22×28个字 标题2号宋体 正文3号仿宋00001机密★一年25mm紧急贵州警官职业学院文件黔警院发〔2003〕3号 贵州警官职业学院 关于开展阅兵式的通告院属各单位： 28为提升教师军事化管理观念和集体意识， 26 mm 增强纪律性，经我院慎重研究，拟定于×月× mm×日在我院运动场举行阅兵式，……（略）附：阅兵计划二00×年×月×日主题词： 管理 思想教育 阅兵式 通知抄送：省委，省政府，省委政法委，省公安厅，省教育厅。贵州警官学院办公室 200×年×月××日印发— 1 — 公文格式要求 公文标题排列的方式美: 公文时间的誊写要求: 公文主题词详解: 贵州警官职业学院会议纪要 黔警院〔2003〕3号时间：2003年6月15日地点：学院第一会议室主持：赵院长参加：×××、× ×、×××、×××、×××、× ×、×××记录人：×××会议内容：院长办公会 国家新闻出版总署会议纪要 国新发〔2001〕3号 全国都市杂志座谈会纪要近年来，都市报纸发展迅速，受到人民群众的普遍欢迎，影响面越来越大。但是这类报纸在发展过程中也发生了一些弊端。为了提高对都市类报纸的管控，及时加以引导，2001年4月10日至12日，新闻出版总署在北京举行了“全国都市类杂志座谈会”，全国有60家都市类杂志总编辑和部分省新闻出版局负责同志举行大会。