各种元素的使用技巧和注意事项总结-乐题库

无论是撰写自己的职称、学术论文，还是修改学生毕业论文，格式都是至关重要的。整齐大方的版面和细致规范的行文格式都会使您的论文增色不少，这只是帮审阅者留下良好印象的必要条件。

使用WPS文字可以出色地按照各种论文格式规定完成版式排布，这也必须您熟悉这款优秀的文字处理工具的各类不同的用途。根据笔者多年的论文排版经验，结合实际操作中遭遇的各类问题，本文将诸多元素的使用方法跟注意事项总结为以下几点，希望对大家读者朋有所启示。

论文编辑涉及的概念在普通单章文档中用的不多，主要是节、样式、目录等。这里不对其基本概念作过多解释，请不熟悉的读者朋友自行查阅相关内容。

1.分章节的长文档处理，坚持使用样式来操作

论文是对格式规定非常严苛的文体，为了做到格式严谨，不仅仅要在每位细节上推进要求，还要做到通篇统一，尤其是这些自然科学类的文章最是这么。应该怎样保证页面内同样元素都是同一种格式呢，这还要使用样式来完成。

样式是带有一种或者几种字体段落等格式属性的集合体，还包括有表现文章层次结构的大纲级别。遗憾的是很多人从事多年Word排版工作都不知样式为何物。

从一个实例来表明怎样使用风格。图是论文撰写常见的一份格式要求。

WPS内置了预先设定好的各类风格，使用颜色来对文章进行格式化，首先应根据规定将相应的样式进行更改。论文导言部分是“一级标题”(文章层次的最高级)，还有字体字号的要求。打开WPS文字风格：“格式”-“样式与格式”，选择“标题1”右侧的下拉箭头中的“修改”，在跳出的“格式与风格”的窗口中将“标题1”的格式更改为必须的格式。“标题1”为WPS文字中内嵌的风格，它原本包括的大纲级别是一级。根据读者文章的不同设置，可能预置样式的格式会有差别，设置好的风格通常在本文档内有效。

修改好的风格会在窗口预先呈现出它的样子，接下来就是如何将其应用于文章内的标题了。很多观众朋友都是预先选中，完后再点击相应的颜色，其实默认的款式多数都是针对段落的，只要将光标放在段落内，直接选取相应的颜色就能。您可以看到，预先设定的图标字号等文字属性也有段长度、缩进等段落属性也一次性应用了，这就是样式快捷之处。

明白了风格设定的原理，下来就是仔细将论文中的各个个别依次应用于样式，这是一个细致而又不可或缺的方法，这样做的益处是，当您以后看到某个地方并不符合要求必须设置时，只要直接更改样式，文中所有相应的个别便会同时设置，不用手动重复。

使用风格的含义还在于对目录的编排起铺垫工作，因为目录是基于大纲级别的，而标题样式都预置了大纲级别，免去不熟悉单独设定大纲级别的读者的学习方法。

2.多级条目的编号，巧妙使用项目编号

如果你进入了手动编号功能(WPS文字默认打开)，在论文撰写过程中输入条目性的内容时，例如您输入的条目符号为“1.”，在本条结束时回车进入下一条，会自动为“2.;3.……”。这个很方便的功能有时候也会困惑很多观众朋友，它的使用而是有一定步骤的，下面将多级符号的使用方式总结一下。

WPS默认打开手动编号，当您在句子首输入类似“1.、一、(1)”等符号时，如果其后跟随有内容试卷格式转成a4，当您回车进入以下语句的键入时，会手动延续编号，这是观众朋友在编辑过程中更常见到的。要留意的是即使不想自动编号，可以关闭这个用途，或者在发生新序号时按一下删除键(Delete)。

关闭此功能请选择菜单栏中的“工具”-“选项”。

最好同级的内容输入完毕后在处于每一个项目编写下一级内容，这样做的弊端是当我们使用手动编号时无需调整级别，顺序进行下去即可。

需要编写下一级的内容，只要将光标停留在即将完成编号的前面内容中按下“Tab”键，WPS自带了多套多级编号的列表，下面列出一例。

这是一个逐级缩进的多级编号，可以发现多级编号是由“编号格式”和“编号样式”组成的。编号格式主要是编号的展现方式，比如能否在右下角带一个点儿，在这里的调整可以即时反映在预览中发现效果;编号样式则是指使用哪个数字符号来构成编号，例如“一、二、……”或者“(1)、(2)、……”。

每次调整时，都应在右侧指定相应的“级别”。另外，如果你对符号以及文字的位置不满意，可以在“编号位置”和“文字位置”中调节，其中“对其位置”类似首行缩进的概念，“制表位位置”则表示了内容距离编号的远近，“缩进位置”指的是延展到第二行的内容的缩进距离。这几个概念不需要细究，您即使调节一下就可以看得出来其区别。

选好了多级编号的展现方式，下面就是如何应用于段落。请牢记两个关键的操作模式：“Tab”和“Shift+Tab”键，多数读者熟悉后者是用于“降级”，那么前者则是拿来“升级”操作的。灵活掌握这两个操作对您使用多级编号非常有帮助。

客观说，这的确是一个很实用的功能，但是有时候却既帮我们增添麻烦，尤其是涉及到多级标题的之后。多数观众很容易搞乱，所以笔者给出一个建议，除非您最熟悉多级目录的编排和微调手段，最好使用自动的方法编排多级符号，结合大纲级别以及预置样式的设定，也可以较好的完成编号的任务。

3.特殊表格的处理，掌握好边框线的修改

在科技类论文中，往往必须标准的三线格，即没有竖线，内容区域跟左右框线都隐去。请注意我使用“隐去”这个词，是因为看到的虽说是三线格，但似乎还是一个完整的表格，拥有表格的一切属性。

为了达到这个效果，曾经看到过有的读者使用回车符和添加横线对象来做哪条横线，更多的是碰到不会灵活使用表格属性的。

提请读者朋友注意的是，结构再复杂的表格都是由更基本的表格经过合并调整行列位置跟对单元格边框设置而受到的，三线格也不例外。掌握更基本的表格边线设置方式是相当重要的。

首先插入一个普通的表格并完成内容填充。

右击表格，在跳出的菜单中选取“表格属性”，选择“表格”标签中的“边框和底纹”。注意右边的“预览”，表格的形态微调会即时在其中展现，调整的内容是线的有无，线型、颜色跟宽度。因为三线格需要消除的东西较多，我们开始在边框设置中选取“无”，可以发现，表格框线变为灰色，这些是在打印时候不会显示的。

先来添加表格上下的粗框线。回到选择表格这一步，选择全部表格后再转入表格属性。这时在预览中的双行表格的上下边线就是实际表格的上下框线，一般来说，为了确保打印精确，需要修改线宽为1.5磅，选择好长度，直接使用鼠标单击相应位置的线就能。

只要几个步骤才能熟悉表格边框线的设定方式，这是在表格操作中更基础也有很重要的操作，请读者朋友们一定注意掌握。

4.页面元素的分别处理，一定要理解“节”的概念

很多读者朋友多一篇文章中不同的页码编排更是问题，在大多数人眼里看来，页码一旦插入就是通篇的事，您还可能对某一篇文档中既有横排又有竖排的方式而觉得惊讶。其实，这都是使用分节的效果。“节”的概念并且在同一篇文档中可以存在不同的页码编排模式、页面修改或者页码页脚的变化。

多数论文都要求中英文摘要部分以罗马数字编码，题目部分不编页码或与正文单独编码，更复杂些的要求还可能涉及期偶数页的标题抓取等。下面分别提供一些建议。

(1)进行与节有关的操作之前最好将分节符予以显示，方法是“工具”-“选项”，在“视图”标签的“格式标记”中勾选“全部”。

(2)不同的页码编排：采用“插-断-填”三步来完成。

所谓“插”，就是插入分节符。例如分为三部分的普通论文，编写时不要分页。完成后在每一部分之后都插入一个“下一页分节目”，这个命令起“分页+分节”的作用，千万不要使用回车符来分隔页面，笔者曾见过十多章的文档全部使用回车符来分页，文章一改动则版式全乱，这种习惯一定要摒弃。

所谓“断”，就是为了实现页码编排的不同将节与节之间关联断开。在WPS文字中，不论你将文档分割成多少个节，它们之间默认都是相互关联的，后一节都保持与中间一节的关联，需要在某一节中单独编排不同内容，切断与前节联系是第一步。

进入“视图”-“页眉和页码”编辑状态，如果文档已经被分节，那么“同前节”的按钮就会显示按下状况，表示即使不单独设定，那么每一节都将保持同一的修改。单独设定页眉页脚的次序必须是由前往后，先修改第一节，之后转到第二节。断开与前一节的链接，删除旧内容，填充新内容。第三节会随着第二节的变化而差异，那么依次处理就可以完成页眉页脚因节而有所不同的目的。

这种处理的方法相同适用于页面修改还有页码的单独编排，断开连接后分别再次处理即可。

所谓“填”就是在做好以上设定后由前向后依次填充页眉页脚内容，前面内容完成后，注意查看所属节的关联是不是正确，这样对于不同节的脚注页脚设置就完成了。

5.目录的生成，全部可以自动完成

如果您可熟练的生成目录，那表明您对风格、大纲级别等内容尚未有了认识。这是一个建立在很多工作基础上的用途。目录的手动生成，并不是软件完全智能化的结果，它是能够自动清楚的，需要您“告诉”它哪里是章，那里是节，哪些内容必须发生在目录中。

可以想象试卷格式转成a4，使用具有大纲级别的多级标题样式来处理文档的各级标题后，实际上就是完成了目录内容的告知工作，在生成目录时，可以选取显示的级别，这取决于文档中设定过标题的大纲级别。查看标题大纲级别的方式是：将光标停留在所在段落，查看“格式”-“段落”中的大纲级别即可，可以看出，大纲级别共有9级。